AVALIE A SUA ATUAL SITUAÇÃO
O primeiro passo é avaliar qual a sua real situação atual. Reveja todos os seus contratos, seja de recebimento, quanto de pagamentos, e avalie cada um deles. Divida o seu plano de ação em duas partes:
- Para os contratos que geram receita: aqui o seu objetivo é garantir que a receita já contratada, realmente aconteça. Lembre-se que seus clientes também estão sendo impactados pela crise, e vão tentar cortar custos. Assim é importante que você avalie como reter esse cliente para não perder receita e fluxo de caixa nesse momento. Entre as ações possíveis se encontram:
- Oferecer condições diferenciadas de pagamento (parcelamento) para não necessitar suspender os contratos e zerar o fluxo de pagamentos;
- Oferecer serviços extras com custo marginal baixo para reter o contrato (adicionar consultorias, serviços online, etc);
- Adiantar pagamentos com algum desconto (tente antecipar o recebimento futuro com algum desconto para o seu cliente, assim você garante mais caixa para suportar o momento atual).
- Para os contratos que geram despesas: avalie todos os seus contratos com fornecedores e busque renegociar prazos, e valores. Comece analisando seus fornecedores com maiores margens, visto que eles normalmente possuem maior flexibilidade para negociar. Além disso, priorize contratos de maior valor, e ou que estão mais próximos, visto que eles gerarão maior impacto no seu fluxo de caixa.
É importante nesse momento, porém, entender que a depender das cláusulas dos contratos, o seu fornecedor poderá simplesmente não aceitar as suas propostas de negociação.
Outro ponto relevante é tomar cuidado com os pequenos fornecedores, que possuem menos margem ou fluxo de caixa. Lembre-se de que eles também estão passando por um momento complicado e podem quebrar caso você os pressione demais nesse momento. Assim, é recomendado que você avalie os termos dos contratos antes de iniciar a negociação, e sempre conte com apoio do seu advogado.
ASSUMA QUE AS COISAS SERÃO PIORES DO QUE O ESPERADO
Entenda que o fluxo de notícias e informações sempre possuí um atraso. O número de infectados de hoje, é um reflexo de quem foi infectado dias ou até mesmo semanas atrás, assim como o de fatalidades.
Assim, se você somente agir quando as notícias parecerem realmente ruins, você já terá perdido um tempo precioso, e acabará entrando no espiral da morte.
Talvez nesse momento você esteja pensando que a crise durará alguns poucos dias, talvez 2 semanas, e dificilmente mais do que 1 mês. Ou ainda que a sua receita caíra somente algo entre 10% e 20% ou 25% nesse momento. Mas não se engane, o melhor cenário nesse momento é entrar no modo sobrevivência.
Assuma que a crise durará por vários meses, pelo menos 3 ou 4, e que nesse período as suas receitas sofrerão um impacto de pelo menos 50%, e a depender do seu setor, podem até mesmo ir a zero.
Seu planejamento deve te permitir sobreviver a cenários extremos. Lembre-se: as perdas relacionadas a ser muito cuidadoso durante uma crise, são sempre inferiores as de ser menos cuidadoso.
MONTE UMA WAR ROOM COM O TIME DE LIDERANÇA
Para enfrentar esse momento, o ideal é que o time de liderança se comunique todos os dias revisando:
- O atual cenário;
- O que o negócio está fazendo (ações que foram planejadas);
- Qual está sendo o impacto de tais ações;
- Quais novas ações precisam ser implementadas;
Idealmente essas reuniões devem acontecer diariamente até que as coisas se resolvam, sendo sempre objetivas, e com foco em garantir a sobrevivência do negócio. Não é momento de pensar em planos de expansão, mas sim, em ações que te permitam atravessar o momento atual do mercado.
Além disso, você deve garantir que em cada reunião, serão listadas ações a serem tomadas pelo time para ajudar o negócio.
PROTEJA SEU CAIXA
Como falamos anteriormente é altamente recomendável que você considere um cenário pessimista onde o seu negócio verá quedas que podem variar a algo entre 50 e 100% da receita. Porém, você dificilmente conseguirá zerar seus custos, e por isso você dependerá das suas disponibilidades de caixa para sobreviver.
Acontece que um relatório feito pelo JP Morgan, mostrou que a maioria dos negócios possuí caixa disponível para somente 1 mês de operação. Ou seja: se ele precisar ficar mais do que 1 mês sem gerar receita, ele quebra.
- Defina um valor mínimo: para começar, defina um valor mínimo que você precisa ter em caixa, e comprometa-se a nunca ter menos do que aquele valor no banco. Esse valor serve como um trigger para você tomar medidas extremas, como demissões em massa no seu negócio.
- Antecipe recebíveis: avalie todos os recebíveis que o seu negócio possuí, seja em termos de contratos, ou recebíveis de cartão de crédito com o seu processador de pagamentos. Lembre-se que em casos de crises prolongadas a liquidez do mercado diminui progressivamente. Assim, é importante que você tenha o dinheiro disponível na conta do banco para usar. Desse modo, avalie antecipar o recebimento, mesmo que isso signifique deixar algum dinheiro na mesa por conta das taxas de antecipação. E por falar nisso, dê preferências a utilizar instituições financeiras sólidas nesse momento. É altamente provável que milhares de pequenos negócios quebrem nesse momento, e com isso defaultem suas dívidas. Nesse cenário bancos e demais instituições financeiras de menor porte, podem ter problemas de liquidez, e caso você tenha dinheiro nessas instituições pode ficar impossibilitado de acessar o seu capital.
- Utilize todas as fontes de crédito e financiamento possíveis: “Cash is king”, por isso, busque ter a maior quantia de dinheiro em caixa possível, e isso incluí a realização de dívidas e financiamentos. Ou seja, avalie linhas de crédito que você possa utilizar e ative-as antes que elas sequem. Mas cuidado: a ideia não é que você utilize esse dinheiro para pagar custos do dia a dia, distribuir dividendos, ou expandir nesse momento. Mas sim para que ele sirva de reserva para casos extremos. No cenário ideal, você não utilizará esse dinheiro, e poderá pagar integralmente os empréstimos, somente com os juros do período em poucos meses.
ATUE COM O SEU TIME
Seu time também é parte importante da sua estratégia nesse momento, e por isso existem algumas ações que você pode tomar.
- Home Office: Um fator que está ajudando milhares de empresas nesse momento é a adoção do regime de Home Office como forma de não paralisar totalmente as suas atividades. Nesse modelo o seu time continua trabalhando, porém, de casa, e nós do G4 já até escrevemosum artigo sobre ele que você pode conferir aqui. Porém, um ponto que não abordamos naquele artigo, é sobre a negociação de benefícios durante esse período, como a suspensão de vale transporte, vale refeição e vale alimentação. Além disso, mesmo que a performance do time possa ser impactada nesse momento, ainda é melhor algum nível de produção do que nenhum.
- Renegociação de salários, férias, e suspensão de contratos: Outro ponto relevante para esse momento é a possibilidade da suspensão de contratos ou até mesmo renegociação de jornadas de trabalho com redução proporcional do salário. Além disso, em algumas categorias, os próprios sindicatos já estão se movimentando para liberar a antecipação e parcelamento de férias individuais ou coletivas, bem como a flexibilização do banco de horas individual. Fale com o seu advogado trabalhista para entender o que sua empresa pode adotar nesse momento.
- Cuidado com demissões: Para finalizar o ponto sobre times nesse momento, é importante que você tome cuidado com demissões. Apesar de parecer uma opção obvia e fácil para o momento, lembre-se de que demissões, especialmente no regime CLT, apresentam custos elevados e imediatos. Se você optar por demitir uma pessoa do seu time hoje, será obrigado a pagar todos os encargos trabalhistas como multa rescisória, aviso prévio e etc, a vista e no curto prazo. Por isso recomendamos que essa seja a última opção a ser usada, e sempre discutida com seu advogado trabalhista previamente.
ACOMPANHE NOVAS LEIS E MEDIDAS
Devido ao atual estado de pandemia, os governos estão se movimentando e buscando aprovar medidas para ajudar todos a superarem os desafios da crise. Com isso, novas MPs, Leis e similares estão sendo promulgadas quase que diariamente, e sendo assim é importante que você acompanhe tais movimentações. Abaixo separamos algumas que já foram instauradas:
- Postergação do Pagamento do Simples: de acordo com a Resolução CGSN 152/2020 do Comitê do Simples nacional, o pagamento da DAS referente ao simples das competências de Março, Abril e Maio, que deveriam ser pagas em Abril, Maio e Junho, foram postergadas. Importante ressaltar de que as mesmas ainda deverão ser pagas em datas futuras (Outubro, Novembro e Dezembro), e portanto isso deve ser considerado no seu planejamento de desembolso de fluxo de caixa.
- Atraso de débitos com o governo: avalie o impacto da Medida Provisória nº 899/2019 (MP do Contribuinte Legal) no seu negócio.
- Recolhimento do FGTS e INSS: o Governo federal anunciou que pretende autorizar que o recolhimento do INSS e FGTS da folha de pagamento seja postergado por três meses a partir de Março/2020 (poderão ser postergados os recolhimentos em Março, Abril e Maio de 2020). Importante ressaltar de que deverão ser compensados no futuro. Importante:fale com seu advogado trabalhista antes de tomar qualquer ação nesse sentido.
CONTE COM UM ADVOGADO
É importante que antes de tomar qualquer decisão com base nas medidas pulicadas pelo governo, você valide com o seu advogado se elas são aplicáveis par ao seu caso.
